Datenschutzerklärung -
Umgang persönliche Daten

Diese Datenschutzerklärung klärt Sie über die Art, den Umfang und Zweck der Erhebung und Verwendung von personenbezogenen Daten in unserem Unternehmen auf. Bei personenbezogenen Daten handelt es sich um Daten, welche eindeutig einer bestimmten natürlichen Person zugeordnet werden können.

1. Verantwortliches Unternehmen
Aachener Siedlungs- und Wohnungsgesellschaft mbH, Mevissenstraße 14, 50668 Köln, vertreten durch ihre Geschäftsführerin Marion Sett

2. Datenschutzbeauftragter:
Herr Martin Hille, Aachener Siedlungs- und Wohnungsgesellschaft mbH, Mevissenstraße 14, 50668 Köln, Tel. 0221/7745-593, datenschutzbeauftragter@aachener-swg.de

3. Zweckbestimmung der Datenerhebung, Datenverarbeitung und Datennutzung
Wir verarbeiten personenbezogene Daten gemäß den Bestimmungen der Europäischen Datenschutzgrundverordnung (DSGVO) und des Bundesdatenschutzgesetzes in der jeweils aktuellen Fassung. Die Erhebung, Verarbeitung und Speicherung Ihrer personenbezogenen Daten erfolgt nur für die hier ausdrücklich genannten Zwecke.

Wir verarbeiten personenbezogenen Daten für folgende Zwecke:

a) zur Durchführung von vorvertraglichen Maßnahmen und/oder zur Erfüllung von vertraglichen Pflichten gem. Art. 6 Abs. 1b DSGVO:

Die Verarbeitung von personenbezogenen Daten erfolgt zur Anbahnung und/oder zum Abschluss von Verträgen (z.B. Mietverträgen, Bauträgerverträgen, Baubetreuungsverträgen, Wohnungseigentumsverwaltungsverträgen, Bauwerkverträgen, Dienstleistungsverträgen o.ä.) sowie zur Erbringung und Durchführung unserer Leistungen bei bestehenden Verträgen.

b) Im Rahmen der Interessenabwägung gem. Art. 6 Abs. 1f DSGVO:
Soweit erforderlich, verarbeiten wir personenbezogene Daten über die eigentliche Erfüllung des Vertrages oder der vorvertraglichen Maßnahmen hinaus zur Wahrung berechtigter Interessen von uns oder von Dritten.

Dazu gehören:
- Geltendmachung rechtlicher Ansprüche und Verteidigung bei rechtlichen Streitigkeiten
- Gewährleistung der IT-Sicherheit und des IT-Betriebs unseres Unternehmens
- Durchführung einer Interessentenverwaltung mithilfe unserer Datenverarbeitung
- Werbung oder Markt- und Meinungsforschung, soweit Sie der Nutzung Ihrer Daten nicht widersprochen haben
- Konsultationen von und Datenaustausch mit Auskunfteien (z.B. Creditreform, SCHUFA) zur Ermittlung von Bonitäts- bzw. Ausfallrisiken im Vermietungsbetrieb
- Verhinderung und Aufklärung von Straftaten (insbesondere beim Betrieb von Videoaufklärungsgeräten)
- Maßnahmen zur Sicherstellung des Hausrechts
- Maßnahmen zur Gebäude- und Anlagensicherheit (z.B. Zutrittskontrollen mithilfe elektronischer Schließanlagen soweit vorhanden)

c) Aufgrund Ihrer Einwilligung gem. Art. 6 Abs. 1a DSGVO
Soweit uns eine Einwilligung zur Verarbeitung von personenbezogenen Daten für bestimmte, vorher genannte Zwecke erteilt wurde, ist die Rechtmäßigkeit dieser Verarbeitung auf Basis der Einwilligung gegeben. Eine erteilte Einwilligung kann jederzeit widerrufen werden. Der Widerruf der Einwilligung berührt nicht die Rechtmäßigkeit der bis zum Widerruf verarbeiteten Daten.

d) Aufgrund gesetzlicher Vorgaben gem. Art. 6 Abs. 1c DSGVO
Soweit uns eine gesetzliche Verpflichtung obliegt (wie z.B. im Melderecht), verarbeiten wir personenbezogene Daten über die eigentliche Erfüllung des Vertrages oder der vorvertraglichen Maßnahmen hinaus zur Erfüllung der jeweiligen gesetzlichen Verpflichtung.

Gemäß Art. 21 Abs. 4 i.V.m. Abs. 1 und 2 DSGVO können Sie jederzeit Widerspruch gegen die Verarbeitung Sie betreffender personenbezogener Daten einlegen.

4. Bestehende Datenschutzrechte betroffener Personen
Jede betroffene Person hat das Recht auf Auskunft nach Art. 15 DSGVO, das Recht zur Berichtigung unrichtiger Daten nach Art. 16 DSGVO, das Recht auf Löschung nach Art. 17 DSGVO, das Recht auf Einschränkung der Verarbeitung nach Art. 18 DSGVO, das Recht auf Datenübertragbarkeit nach Art. 20 DSGVO sowie das Recht auf Widerspruch nach Art. 21 DSGVO. Darüber hinaus besteht ein Beschwerderecht bei der zuständigen Datenschutzaufsichtsbehörde nach Art. 77 DSGVO i.V.m. § 19 BDSG.

5. Datenübermittlung an Dritte
Innerhalb unseres Unternehmens erhalten diejenigen Stellen Zugriff auf Ihre Daten, die diese zur Erfüllung unserer vertraglichen und gesetzlichen Pflichten brauchen. Auch von uns eingesetzte Dienstleister und Erfüllungsgehilfen können zu diesen Zwecken Daten erhalten, wenn diese ihrerseits das Datengeheimnis waren. Dies sind Unternehmen in den Kategorien kreditwirtschaftliche Leistungen, IT-Dienstleistungen, Logistik, Druckdienstleistungen, Telekommunikation, Inkasso, Bauhandwerk, Hausmeister- und Gebäudedienste, Beratung und Consulting sowie Vertrieb und Marketing.

Weitere Datenempfänger können diejenigen Stellen sein, für die Sie uns Ihre Einwilligung zur Datenübermittlung erteilt haben.

6. Dauer der Speicherung
Die Daten werden zunächst so lange gespeichert, wie es ihr jeweiliger Verarbeitungs- und Nutzungszweck erfordert. Nach Entfallen des jeweiligen Verarbeitungs- und Nutzungszwecks gelten einschlägige gesetzliche Aufbewahrungsfristen. Ihre im Rahmen der Kontaktaufnahme ermittelten Daten werden grundsätzlich 6 Monate nach letzter Kontaktaufnahme vollständig gelöscht, sofern es nicht zu einem Vertragsschluss gekommen ist, nicht anderweitige gesetzliche Aufbewahrungsfristen entgegenstehen oder die Aufbewahrung der Daten der Rechtsverfolgung dient.

Erhaltung von Beweismitteln im Rahmen der gesetzlichen Verjährungsvorschriften:

Bei Notwendigkeit der Erhaltung von Beweismitteln etwa im Rahmen gerichtlicher Verfahren wird auf folgende Speicherungsfristen hingewiesen: Die Verjährungsfristen des Bürgerlichen Gesetzbuches (BGB) können bei Vorhandensein eines gerichtlichen Titels bis zu 30 Jahre betragen (§§ 195ff BGB). Sofern kein gerichtlicher Titel (wie z.B. ein Urteil) gegen die betroffene Person erwirkt wurde, greift die regelmäßige Verjährungsfrist von drei Jahren.

7. Soziale Medien (Internet)
Wir haben in einigen sozialen Netzwerken Unternehmensauftritte eingerichtet. Falls Sie unsere Unternehmensauftritte aufsuchen wollten bitten wir, folgendes zu beachten: welche Nutzerdaten bei den einzelnen Sozialen Netzwerken erfasst werden kann die Aachener Siedlungs- und Wohnungsgesellschaft mbH nicht nachvollziehen. Auch hat die Aachener Siedlungs- und Wohnungsgesellschaft mbH keinen vollumfänglichen Zugriff auf die in den Sozialen Netzwerken erfassten Daten oder Ihre Profildaten. Für die Erhebung und weitere Verarbeitung von personenbezogenen Nutzerdaten auf den Webseiten der sozialen Netzwerke, sind grundsätzlich die Betreiber derselben verantwortlich. Sie müssen grundsätzlich davon ausgehen, dass die Datenübermittlung bei den einzelnen sozialen Netzwerken über Staaten außerhalb der Europäischen Union (sog. Drittstaaten) erfolgt. Bitte beachten Sie, dass soziale Netzwerke bestimmte Informationen über Ihren Besuch auf unseren dortigen Unternehmensauftritten auch dann erheben und verarbeiten, wenn Sie dort kein Nutzerkonto haben oder nicht bei den jeweiligen sozialen Netzwerken eingeloggt sind. Für die Aachener Siedlungs- und Wohnungsgesellschaft mbH als Betreiber der jeweiligen Unternehmensauftritte sind lediglich Ihre öffentlichen Profile einsehbar. Welche Informationen hier einsehbar sind ist abhängig von Ihren Einstellungen in Ihrem Profil. Darüber hinaus verarbeitet die Aachener Siedlungs- und Wohnungsgesellschaft mbH Ihre personenbezogenen Daten (wie Ihren Namen und den Inhalt Ihrer Nachrichten, Anfragen oder sonstigen Beiträge an uns) wenn Sie uns über unsere jeweiligen Unternehmensauftritte kontaktieren. Wir nutzen diese Daten dann zu dem Zweck, Ihre Beiträge entsprechend zu verarbeiten und ggf. zu beantworten.

Nachfolgend finden Sie eine Auflistung der Unternehmen, bei denen wir einen Unternehmensauftritt unterhalten. Für eine detaillierte Darstellung der jeweiligen Verarbeitungsformen und der Widerspruchsmöglichkeiten (Opt-Out) verweisen wir auf die Datenschutzerklärungen und Angaben der Betreiber der jeweiligen Netzwerke.

Instagram: Soziales Netzwerk; Dienstanbieter: Meta Platforms Ireland Limited, 4 Grand Canal Square, Grand Canal Harbour, Dublin 2, Irland, www.instagram.com

LinkedIn: Soziales Netzwerk; Dienstanbieter: LinkedIn Ireland Unlimited Company, Wilton Place, Dublin 2, Ireland, www.linkedin.com

Xing: Soziales Netzwerk; Dienstanbieter: New Work SE, Am Strandkai 1, 20457 Hamburg, Deutschland, www.xing.com

8. Datenübermittlung in Drittstaaten
Eine Datenübermittlung in Staaten außerhalb der Europäischen Union (sogenannte Drittstaaten) findet seitens der Aachener Siedlungs –und Wohnungsgesellschaft grundsätzlich nicht statt. Für Besuche der Unternehmensauftritte in Sozialen Medien wird auf die vorstehende Nummer 7 verwiesen.

9. Freiwilligkeit und Bereitstellungspflicht personenbezogener Daten
Im Rahmen unserer Geschäftsbeziehung müssen diejenigen personenbezogenen Daten bereitgestellt werden, welche für die Aufnahme und Durchführung einer Geschäftsbeziehung und der Erfüllung der damit verbundenen vertraglichen Pflichten erforderlich sind oder zu deren Erhebung wir gesetzlich verpflichtet sind. Ohne diese Daten sind wir nicht in der Lage, einen Vertrag zu schließen oder diesen durchzuführen. Bei den Erhebungsformularen zur Vorbereitung des Abschlusses von Mietverträgen ist jeweils ausdrücklich gekennzeichnet, inwieweit Angaben zwingend notwendig sind oder freiwillig gemacht werden können.

10. Automatische Entscheidungsfindungen, Durchführung eines Profilings
Zur Begründung und Durchführung der Geschäftsbeziehung nutzen wir grundsätzlich keine ausschließlich automatisierte Entscheidungsfindung im Sinne des Art. 22 DSGVO.